Assistant·e de Direction H/F - Inolya

Nous recrutons pour notre agence de Vire une assistant.e de direction en CDD, à compter du 21 septembre, dans le cadre d'un remplacement. Rattaché.e à la directrice de territoire, vous êtes le pivot administratif et organisationnel de l'agence. Votre quotidien s'articule autour de trois axes :

Assistanat de la directrice de territoire
Vous gérez l'agenda et le planning de la directrice, organisez ses déplacements et assurez le suivi des remboursements de frais. Vous préparez et organisez les réunions internes et externes : convocations, ordre du jour, réservation des salles, constitution des dossiers, rédaction et diffusion des comptes-rendus. Dans un environnement institutionnel impliquant des échanges réguliers avec les élus, les services des mairies et les partenaires du territoire, vous prenez en charge la rédaction et la mise en forme de courriers, notes et supports de présentation, en veillant à la qualité et à la rigueur attendues vis-à-vis de ces interlocuteurs.

Gestion administrative de l'agence
Vous assurez le suivi des dossiers administratifs et la levée des anomalies de temps de travail. Vous mettez à jour les tableaux de bord d'activité et assurez le reporting à votre hiérarchie. Vous contribuez à la gestion des véhicules de la direction et au suivi des commandes et stocks de consommables.

Accueil et circulation de l'information
Vous êtes le premier point de contact de la direction de l'agence pour un large éventail d'interlocuteurs : équipes internes, locataires, élus locaux, services municipaux et partenaires institutionnels. Garant.e du bon traitement et de la réponse à l'ensemble des sollicitations adressées à la direction, vous veillez à la diffusion d'une information fiable, au bon moment et auprès du bon interlocuteur, garantissant ainsi la continuité d'activité de l'agence et la qualité de la relation avec l'ensemble des parties prenantes.

PROFIL DU CANDIDAT
Vous êtes titulaire d'un Bac +2 en assistanat de direction ou gestion administrative, et justifiez d'une expérience confirmée dans un poste similaire, idéalement acquise dans un environnement institutionnel ou en lien avec des partenaires publics.
Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et digitaux, et êtes à l'aise avec la rédaction de documents professionnels. Votre expression écrite et orale est irréprochable, qualité indispensable pour les échanges avec des élus, des services de mairie ou des partenaires du territoire.
Réactif.ve, organisé.e et doté.e d'un excellent sens des priorités, vous savez adapter votre posture et votre communication à des interlocuteurs variés - qu'il s'agisse d'équipes internes, de représentants institutionnels ou de locataires. Votre discrétion, votre sens du service et votre aisance relationnelle font de vous un.e interlocuteur.rice de confiance, garant.e de l'image de la direction de l'agence.

Le secteur du logement social vous intéresse ?
Rejoignez une entreprise avec des engagements forts en matière de RSE, où la qualité de vie au travail et l'équilibre vie professionnelle/personnelle sont au coeur de nos préoccupations, et où chacun exerce son métier avec passion !

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Normes rédactionnelles,Techniques de communication interne,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Collecter et analyser des données, des informations,Gérer la communication interne et externe,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnel,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Location de logements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Gestion des réservations
• Traitement du courrier
• Réactivité